<근로계약서의 작성의무와 파기의무>

○근로계약서의 작성의무는 이제 국민상식수준으로 격상되었습니다. 근로계약서가 개인정보라는 점 역시 국민상식수준입니다. 개인의 주민번호 등 개인의 신상정보가 담긴 근로계약서가 개인정보가 아니라면 개인정보라 불릴 것이 없기 때문입니다.

 

○그렇다면 개인정보가 강조되는 시대에서 근로계약서의 작성 및 보관, 그리고 파기가 법률적으로 어떻게 규정되었는지 검토할 필요가 있습니다. 개인정보보호법 제21조는 보유기간이 경과되면 개인정보를 파기할 것을 규정하고 있습니다. 특정 사용자가 근로자의 개인정보를 무한정 보관하는 것도 법률적으로 제한할 필요가 있기 때문입니다. 그런데 근로기준법은 특정서류의 보관의무를 규정하고 있습니다.

 

○근로기준법 제42조는 근로계약서의 3년간 보관의무를 규정하고 있으며, 같은 법 시행령 제22조는 근로관계가 끝난 날로부터 그 3년이라는 기간이 기산함을 규정하고 있습니다.

<개인정보보호법> 제2조(정의) 이 법에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다. 1. "개인정보"란 살아 있는 개인에 관한 정보로서 성명, 주민등록번호 및 영상 등을 통하여 개인을 알아볼 수 있는 정보(해당 정보만으로는 특정 개인을 알아볼 수 없더라도 다른 정보와 쉽게 결합하여 알아볼 수 있는 것을 포함한다)를 말한다. 2. "처리"란 개인정보의 수집, 생성, 연계, 연동, 기록, 저장, 보유, 가공, 편집, 검색, 출력, 정정(訂正), 복구, 이용, 제공, 공개, 파기(破棄), 그 밖에 이와 유사한 행위를 말한다. 중략 제21조(개인정보의 파기) ① 개인정보처리자는 보유기간의 경과, 개인정보의 처리 목적 달성 등 그 개인정보가 불필요하게 되었을 때에는 지체 없이 그 개인정보를 파기하여야 한다. 다만, 다른 법령에 따라 보존하여야 하는 경우에는 그러하지 아니하다. ② 개인정보처리자가 제1항에 따라 개인정보를 파기할 때에는 복구 또는 재생되지 아니하도록 조치하여야 한다. ③ 개인정보처리자가 제1항 단서에 따라 개인정보를 파기하지 아니하고 보존하여야 하는 경우에는 해당 개인정보 또는 개인정보파일을 다른 개인정보와 분리하여서 저장ㆍ관리하여야 한다. ④ 개인정보의 파기방법 및 절차 등에 필요한 사항은 대통령령으로 정한다.   |<근로기준법> 제42조(계약 서류의 보존) 사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 한다.   <근로기준법 시행령> 제22조(보존 대상 서류 등) ①법 제42조에서 "대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류"란 다음 각 호의 서류를 말한다. 1. 근로계약서 2. 임금대장 3. 임금의 결정ㆍ지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류 4. 고용ㆍ해고ㆍ퇴직에 관한 서류 5. 승급ㆍ감급에 관한 서류 6. 휴가에 관한 서류 7. 삭제 <2014. 12. 9.> 8. 법 제51조제2항, 법 제52조, 법 제58조제2항ㆍ제3항 및 법 제59조에 따른 서면 합의 서류 9. 법 제66조에 따른 연소자의 증명에 관한 서류 ②법 제42조에 따른 근로계약에 관한 중요한 서류의 보존기간은 다음 각 호에 해당하는 날부터 기산한다. 1. 근로자 명부는 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날 2. 근로계약서는 근로관계가 끝난 날 3. 임금대장은 마지막으로 써 넣은 날 4. 고용, 해고 또는 퇴직에 관한 서류는 근로자가 해고되거나 퇴직한 날 5. 삭제 <2018. 6. 29.> 6. 제1항제8호의 서면 합의 서류는 서면 합의한 날 7. 연소자의 증명에 관한 서류는 18세가 되는 날(18세가 되기 전에 해고되거나 퇴직 또는 사망한 경우에는 그 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날) 8. 그 밖의 서류는 완결한 날

 

○근로계약서의 작성의무는 과태료(비정규직) 또는 형벌(정규직)의 제재가 있으며, 보관의무를 위반하는 경우에는 과태료가 있고, 3년이라는 보관의무기간이 경과하였어도 개인정보를 폐기하지 않으면 역시 과태료가 있습니다. 사용자가 폐업을 하더라도 이러한 의무 자체는 존속합니다.

 

○사업하기도 벅찬 상황에서 개인정보보호의무를 염두에 두는 것이 쉽지많은 않습니다. 특히 알바생과 같이 들락달락하는 근로자가 많은 경우에 근로계약서의 작성, 보관 및 폐기의무를 준수하는 것도 쉽지 않습니다. 그러나 빅 데이터의 중요성과 동시에 개인정보보호의무라는 시대적 소명을 법률이 외면하는 것도 어려운 상황입니다.